ОРГАНИЗУЮЩАЯ СХЕМА

Организующая схема компании

Разработка организующей схемы компании: должности, функции, полномочия, ценные конечные продукты подразделений и порядок взаимодействия.

Обсудить организующую схему → Посмотреть структуру

Все это происходит из-за отсутствия структурированности и четкого распределения обязанностей, что становится причиной низких темпов роста компании. Как видите, организующая схема компании привносит в управление рациональность и позволяет исключить авралы. Специалисты Эволюция бизнеса разработали и внедрили более 500 организующих схем. Средний срок внедрения составляет 1 - 2 месяца.

НЕ ПРОСТО ИЕРАРХИЯ

Структура делает управление прозрачным и связывает работу с продуктом компании

Хорошо, если в компании все работает слажено: работа кипит, а все действия реализуются по четко прописанной структуре. К сожалению, во многих компаниях наблюдается другая картина: постоянные завалы и перегруженность сотрудников, несоблюдение дедлайнов, затягивание принятия решений, свертывание новых перспективных проектов из-за загрузки старыми и гора бумаг и проблем, в которые вовлечен руководитель или собственник компании.

Ролипонятные должности и зоны работыСотрудник видит своё место в общей структуре и ожидаемый результат.

Функцииполный набор обязательных действийЗадачи не остаются между подразделениями и не зависят от устных договорённостей.

Полномочиязафиксированные права на решенияРуководители понимают границы ответственности и порядок взаимодействия.

ПродуктЦКП каждого подразделенияРезультаты отделов соединяются в продукцию всего бизнеса.

КОГДА СХЕМА НУЖНА

Знакомая ситуация?

Все это происходит из-за отсутствия структурированности и четкого распределения обязанностей, что становится причиной низких темпов роста компании.

Ответственность перекладывается

Сотрудник отлынивает от задач и перекладывает ответственность, надеясь, что работу сделает кто-то другой?

Задачи не выполняются

Некоторые задачи вообще не выполняются? Работа выполняется дольше, чем могла бы?

Собственник переделывает работу

Владелец переделывает работу за сотрудников и оплачивает за впустую потраченное время?

Одни и те же объяснения

Вы теряете до несколько десятков часов в неделю, объясняя очевидные вещи. Решаете одни и те же проблемы, по много раз объясняя кому и что нужно делать?

Процессы тормозятся

Вы тратите время и средства на поиск сотрудников, а бизнес-процессы тормозятся?

Владелец погружён в оперативку

Вы занимаетесь тушением пожаров и оперативкой , на стратегию нет времени. Вы постоянно чем-то заняты, но доходы не растут. Не понимаете, что делать, чтобы вырасти в разы, и порой от бессилия опускаются руки?

КАРТА ОРГАНИЗУЮЩЕЙ СХЕМЫ

Семь функциональных контуров соединяются в один продукт компании

Проясним назначение этих 7 отделов.

1. Административное отделение

Ценный конечный продукт ( далее ЦКП): успешная компания, производящая безукоризненный продукт и непрерывно прогрессирующая в развитии.

стратегия и цели
согласованность работы
исполнение планов

2. Персонал и построение

ЦКП (ценный конечный продукт): принятые на должность сотрудники, хорошо исполняющие свои функции (производящие продукты).

штат и роли
бизнес-процессы
соблюдение нормативов

2. Маркетинг и продажи

ЦКП: доход компании превышает издержки.

продвижение
воронка и продажи
доход компании

3. Финансы

ЦКП: учтенные и сохраненные материальные активы предприятия, обладающие ценностью.

финансовые планы
дебиторская задолженность
учёт активов

4. Техническое подразделение

ЦКП: качественная продукция, произведенная вовремя и в полном объеме.

производство
сроки и объём
качество продукта

5. Качество и квалификация

ЦКП: квалифицированный коллектив, выпускающий продукцию отменного качества.

стандарты качества
обучение персонала
контроль работы

6. Связи с общественностью

ЦКП: масштабирование компании и расширение клиентской базы.

имидж компании
рекомендации
расширение клиентской базы

Продукт всей компании

Результаты работы подразделений соединяются в продукцию всего бизнеса.

продукт компании
основной бизнес-процесс
единая система ответственности

АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ

Что же нужно сделать, чтобы работа компании была структурирована, а управление «прозрачным» и комфортным?

Организующая схема – это схема, которая показывает должности, обязанности, последовательность действий и полномочий каждого подразделения в организации. Преимущество оргсхемы в ее доступности и материальности. Оргсхема - документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс . Организующая схема компании состоит из 7 базовых отделов и наглядно демонстрирует результаты работы каждого отдела, из которых формируется продукция всего бизнеса . Это относится к любому предприятию, независимо от того, производит оно материальные ценности или решения. Её основная задача, что бы эти 7 отделов слились в одно целое, чтобы бизнес стал системным, а вы перестали заниматься текучкой.

Обсудить архитектуру →

Продукт компании

Фиксируем, какой конечный результат создаёт бизнес и какой основной процесс к нему ведёт.

Продукты подразделений

Определяем ценные конечные продукты функциональных контуров и их вклад в общий результат.

Роли и полномочия

Закрепляем должности, функции, зоны ответственности, решения и порядок эскалации.

Связи и последовательность

Показываем, как результат одного подразделения становится входом для следующего.

ЭЛЕМЕНТЫ СХЕМЫ

Что должно быть зафиксировано в рабочей организующей схеме

Документ становится инструментом управления, когда показывает не только блоки и линии, но и содержимое каждого блока.

Должности

Роли собственника, руководителей и сотрудников в структуре компании.

роль · место · подчинённость

Функции

Обязательные действия подразделения и конкретной должности.

функции · задачи · границы

Полномочия

Решения, которые сотрудник или руководитель вправе принимать самостоятельно.

решения · права · эскалация

ЦКП подразделений

Ценный конечный продукт каждого функционального контура.

результат · качество · ценность

Бизнес-процессы

Последовательность действий, ведущая к продукту компании.

вход · процесс · выход

Взаимодействие

Передача результатов, информации и ответственности между подразделениями.

связи · передача · ответственность

Показатели

Критерии, по которым можно оценить выполнение функций и получение результата.

показатели · контроль · отклонения

Рабочий документ

Доступная и материальная версия схемы, которая используется руководителями и сотрудниками.

схема · версия · применение

Организующая схема не равна штатному расписанию.

Она показывает, какие функции должны выполняться, какой результат создаётся и как подразделения соединяются в целое.

Конкретный состав должностей и подразделений зависит от модели бизнеса, масштаба компании и фактически выполняемых функций.

КТО ИСПОЛЬЗУЕТ СХЕМУ

Одна структура для собственника, руководителей и команд

Каждый уровень видит свою ответственность, ожидаемый продукт и связи с другими подразделениями.

Административное отделениеВ вашей компании эта функция не выполняется или развита слабо, если: стратегия компании не реализуется или вообще отсутствует; низкий боевой дух, сотрудники не преданы компании; нет точно установленных стандартов качества продукта и обслуживания; распоряжения не исполняются в срок. Административное подразделение отвечает за организацию работы предприятия, намечает цели, определяет стратегию его развития. Следит за согласованной работой по выполнению планов. Этим часто занимается офис владельца или собственник единолично. В оргсхеме это отделение (№ 7) отражено прежде всего. Все остальные (со второго по шестое) располагаются поочередно.

Персонал и построениес ростом количества сотрудников снижается эффективность и падает прибыльность на 1-го сотрудника; оценка результатов деятельности производится на основе субъективных критериев, на нее влияют личные симпатии и связи; текучка персонала среди руководителей и ценных специалистов. Подразделение работает над улучшением работы предприятия и всех его бизнес-процессов, подбирает кадры и формирует штат. Обеспечивает нужные связи и контролирует соблюдение нормативов. Работу этих отделений часто поручают службам персонала или кадровым отделам.

Маркетинг и продажине ведется учет и анализ эффективности продвижения; нет реалистичных планов по продажам, продажи непредсказуемы; сложно найти продавцов и получить результаты от них. Отделение занимается торговлей, создает рекламные материалы и доводит их до потребителя, проводит маркетинговые мероприятия и продает товар клиентам. Обычно этим занимается отдел продаж и маркетологи.

Финансыесть просроченная дебиторская задолженность; нет актуальных данных о себестоимости и маржинальной прибыли; вы даже не знаете свою точку безубыточности. Подразделение составляет финансовые планы и собирает дебиторскую задолженность. Ведет бухгалтерский учет активов предприятия, сдает отчетность, оплачивает выставленные счета. Чаще всего эта работа поручается финансовым отделам.

Техническое подразделениедефицит товаров на складе; себестоимость больше запланированной; срывы сроков выполнения заказов. Выпускает продукцию фирмы и обеспечивает непосредственное производство. Организующая схема компании отражает это как производственный отдел, цеха, то есть все то, что связано с изготовлением продукта.

Качество и квалификацияесть недовольные клиенты, которые так и остаются неудовлетворенными; нет системы обучения персонала компании; качество продуктов компании не улучшается. Подразделение следит за свойствами продукции компании и устраняет нарушения стандартов. Проводит обучение персонала и контролирует его работу. Обычно этим занимаются отделы техконтроля (ОТК) или бюро качества. Возможно, обучение направлено на управление персоналом.

КАК ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В УПРАВЛЕНИИ

Схема становится основой для остальных инструментов системы управления

На неё опираются должностные инструкции, найм, мотивация, регламенты, показатели и управленческие ритуалы.

Связи с общественностью

компания не очень известна на рынке; ваши клиенты или партнеры не рекомендуют продукцию или решения вашей компании своим знакомым и друзьям; низкая лояльность клиентов и мало повторных продаж. Отделение работает над имиджем организации. Привлекает новую аудиторию, используя партнеров, вводные решения и рекомендации довольных покупателей. Эта задача доверяется пиарщикам (PR-специалистам).

Результат:функция связана с имиджем, рекомендациями и расширением клиентской базы.

Должностные инструкции

Функции, полномочия и продукты схемы становятся основой содержания должностных документов.

Результат:инструкции отражают реальную систему работы.

Найм и адаптация

Компания понимает, какую роль закрывает, какие функции передаёт и какой результат ждёт.

Результат:сотрудник вводится в конкретное место системы.

Регламенты и процессы

Последовательность действий и взаимодействие подразделений фиксируются вокруг владельцев процесса.

Результат:правила не существуют отдельно от ответственности.

Показатели и мотивация

ЦКП и функции позволяют определить измеримые критерии результата должности и подразделения.

Результат:показатели связаны с вкладом в продукт компании.

Масштабирование

При росте можно добавлять роли и команды, не теряя обязательные функции и связи.

Результат:структура развивается вместе с компанией.

КАК ВНЕДРЯЕМ

Пять шагов до рабочей организующей схемы

Сначала определяем продукт и фактические функции, затем распределяем ответственность и внедряем схему в ежедневное управление.

Диагностика текущей структуры

Собираем фактические роли, функции, проблемы взаимодействия и зоны, где ответственность не закреплена.

Продукт и основной процесс

Фиксируем продукт компании и последовательность действий, которая приводит к его созданию.

Функции и продукты отделов

Определяем обязательные функции и ценные конечные продукты каждого подразделения.

Роли, полномочия и связи

Распределяем функции между должностями, задаём границы решений и порядок взаимодействия.

Внедрение и актуализация

Связываем схему с инструкциями, наймом, показателями и регулярным пересмотром при изменениях бизнеса.

ЧТО ПОЛУЧАЕТ КЛИЕНТ

Не картинку с подчинённостью, а рабочую архитектуру ответственности